El ejecutivo eficaz
Peter Drucker, el que es considerado como el gurú del management moderno, nos da en esta obra “El Ejecutivo eficaz” consejos magistrales sobre la toma de decisiones, la administración del tiempo o la priorización de actividades, que el ejecutivo debe tener en cuenta en sus tareas diarias.
En la primera parte (capitulo 1: La eficacia puede aprenderse), nos dice que es un ejecutivo como “trabajador del conocimiento o cerebral” y cuáles son sus realidades, porqué las organizaciones necesitan de ejecutivos eficaz, la promesa de efectividad que conlleva ser contratado como un ejecutivo, y nos indica que el valor de un ejecutivo depende de su capacidad para hacer bien las cosas correctas, lo que significa:
– Hacer lo que otra gente ha pasado por alto
– Evitar lo que es improductivo.
El autor define la efectividad o eficacia cómo un hábito, una práctica que de no ser incorporada y puesta en acción, hace inefectivo hasta al más inteligente, creativo, diestro y capaz de los ejecutivos.
El autor señala cinco talentos como esenciales paras una administración eficaz, y afirma que estos talentos pueden aprenderse.
Estos talentos son los siguientes:
- el ejecutivo eficaz debe saber administrar tiempo (capítulo 2: Controle su tiempo)
El ejecutivo eficaz, dice el autor, no empieza a actuar, antes de verificar su tiempo (conocer previamente en que se va a emplear). Y no planifica antes de aclarar el sentido real de éste.
Luego intenta manejarlo y elimina toda demanda improductiva de su tiempo.
Por último consolida su tiempo mediante la más grande cadena posible de unidades consecutivas.
Resumiendo este proceso se da en tres etapas, que constituyen la base de la eficiencia ejecutiva:
– Registro del tiempo,
– Manejo y
– Consolidación del tiempo.
En la obra destaca la realización de una periódica comparación entre lo que se ha planificado hacer versus lo que en realidad se hace y de esta manera detectar las tareas que están consumiendo más tiempo del ejecutivo, para luego priorizar actividades en las que se va a participar, delegar tareas que no sean del nivel en que debe estar el ejecutivo y otras labores protocolares que según Drucker restan mucho más tiempo de lo que un ejecutivo podría desear. Se destaca esta actividad como la más importante y que define al ejecutivo eficaz en su esencia.
En resumen, la primera práctica de gestión eficaz que debemos asumir es saber en qué se invierte el tiempo, identificar las pérdidas de tiempo y encontrar una solución para que esto no se repita constantemente en el futuro.
Entre sus frases celebres para la reflexión nos quedamos con estas:
– “La planificación a largo plazo no se ocupa de las decisiones futuras sino del futuro con las decisiones actuales”
– “Los planes son solo buenas intenciones al menos que degeneren inmediatamente en trabajo duro”
– “Lo que se mide mejora”
– “No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”
- El ejecutivo eficaz debe saber discernir lo más adecuado para una organización. (capitulo 3: ¿Qué puedo aportar)
Entre las obligaciones del ejecutivo eficaz, están:
– Concentrarse en su contribución para con los resultados de la organización.
– Volcar su atención en lo externo y mirar más allá de su trabajo (desarrollar una mirada distinta de las cosas), hacia las metas exteriores;
Drucker propone que esto se haga poniéndose en el lugar del cliente y siempre pensando desde el punto de vista de quien consumirá el producto o servicio final.
Y debe preguntase ¿puedo aportar algo que influya significativamente en las realizaciones y logros de mi empresa? Y pone énfasis en su responsabilidad.
La contribución del ejecutivo deberá volcarse a tres áreas de la empresa:
– Resultados directos.
– Creación y afirmación de valores, y
– Desarrollo de gente para el futuro.
Toda contribución fomenta por si misma, los cuatro requisitos básicos de la efectivas relaciones humanas:
– Comunicación,
– Trabajo de Equipo,
– Autodesarrollo, y
– Desarrollo de los demás.
Entre sus frases celebres para la reflexión nos quedamos con estas:
– “Los errores más serios son los que se cometen como resultados de respuestas incorrectas. El verdadero peligro es hacerse las preguntas incorrectas”
– “Hacer lo correcto es más importante que hacer las cosas bien”
– “Gestión es hacer las cosas bien, liderazgo es hacer las cosas”
-“El propósito de un negocio es crear y mantener un cliente”.
– “Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice”.
– “El rango no confiere privilegio o da poder. Impone responsabilidad”.
- El ejecutivo eficaz debe distinguir dónde y cómo aplicar nuestras fortalezas para obtener los mejores resultados. (capitulo 4: ¿Cómo hacer productiva la energía)
El ejecutivo eficiente torna efectiva toda energía, sabe que no se puede construir sobre la debilidad.
Para armar equipos y lograr resultados debemos aprovechar todas las fuerzas disponibles: la de nuestros compañeros, la de nuestros superiores y las propias.
Y pone el foco en las fortalezas y potencialidades. El objetivo de las organizaciones es hacer producir a todas las fuerzas, y nos indica incluso que no deberíamos ni siquiera enterarnos de las debilidades de aquellas personas que se elegirán para esos puestos clave, debido a que no existe la perfección.
La labor del ejecutivo eficaz en hacer que las fortalezas sean lo mas grande posible y que las debilidades sean lo más pequeñas posibles, para que toda esa diferencia se torne en energía positiva para la consecución de los objetivos de la organización.
Esto no lleva a concluir que las organizaciones buscan personas por su capacidad y rendimiento, no por simpatías o antipatías.
La misión del ejecutivo eficaz es conducir las fuerzas individuales de sus subordinados hacia el objetivo común de la empresa, para ello deberá seguir cuatro reglas:
– El ejecutivo eficiente fija objetivos alcanzables en el corto plazo, no fija objetivos imposibles de alcanzar.
– El ejecutivo eficiente llena las vacantes basándose en la fuerza individual, es decir que cada cargo que se cree en la empresa sea importante y exigente e implique un desafío a las energías de cada hombre.
– El ejecutivo eficiente sabe que debe empezar por descubrir que puede realizar un hombre, antes de atender los requerimientos del cargo, es decir debe pensar en el hombre mucho antes de cubrir la vacante haciendo una abstracción del cargo.
– El ejecutivo eficiente sabe que para activar las fuerzas hay que tolerar los defectos
Por otro lado, enseña que el ejecutivo eficiente procura que la fuerza de su propio jefe se desarrolle plenamente, lo que asegura una estrategia de sucesión de ejecutivos que podrán ir avanzando conforme escala su jefatura directa.
En resumen, la tercera práctica apunta al desarrollo de las fortalezas. Tienes que aprender a desarrollar tus fortalezas y las de la gente que trabaja para ti. Si trabajas con otras personas mira de destacar sus atributos y no sus debilidades para obtener mejores resultados.
Entre sus frases celebres para la reflexión nos quedamos con estas:
– “Tu primer y más importante trabajo como líder, es hacerte cargo de tu propia energía y luego ayudar a orquestar la energía de los que están a tu alrededor.”
– “Gran parte de lo que llamamos gestión consiste en hacer que sea difícil para la gente trabajar”
- El ejecutivo eficaz debe reconocer las prioridades.(capitulo 5: Lo primero, primero)
El único secreto de la efectividad (si hay alguno) es la concentración. El ejecutivo eficaz hace primero las cosas principales, pero nunca al mismo tiempo.
La concentración es inherente a la índole de su trabajo y a la propia naturaleza humana.
El ejecutivo eficiente sabe que ha de realizar muchas cosas, pero de modo efectivo. Por lo tanto, concentra su tiempo y energías, como así también los de la organización, para realizar una cosa por vez y, primero las principales (las contribuciones importantes).
Esto lleva al ejecutivo eficiente a determinar prioridades y posterioridades.
Determinar posterioridades es una tarea difícil, debido que nuestras posterioridades pueden ser primera prioridad de otro. Una alternativa es hacer una pizca de todo y dejar contento a todo el mundo, lo malo es que no haremos absolutamente nada.
Lo fundamental que atañe al las prioridades y posterioridades, no es realizar un estudio inteligente de que hacer, sino tener coraje para determinar las prioridades, para lo cual el autor propone las siguientes reglas:
* Escoger el futuro contra el pasado.
* Enfocar la oportunidad, más que el problema.
* Elegir el propio rumbo, en vez de seguir la corriente, y
* Apuntar alto, a una meta distinta y no a lo seguro y fácil de ejecutar.
Las prioridades y posterioridades han de ser una y otra vez reconsideradas y revisadas a la luz de los resultados, desechando las prácticas pasadas que ya no son efectivas y revisando periódicamente esta condición.
En resumen, el cuarto punto establece la importancia de tener claras las prioridades. Es necesario que siempre priorices las tareas y que no mires de hacer más de una a la vez. Si haces muchos proyectos simultáneamente no obtendrás tan buenos resultados como si les dedicas atención uno por uno
Entre sus frases celebres para la reflexión nos quedamos con estas:
– “Si quieres algo nuevo, tienes que dejar de hacer algo viejo”
– “Los resultados se consiguen al explotar oportunidades, no al resolver problemas”
– “Lo único que sabemos del futuro es que será diferente”
– “Innovar es encontrar nuevos o mejores usos a los recursos con los que ya disponemos”.
- El ejecutivo eficaz sabe combinar los cuatro puntos anteriores (capitulo 6: Los elementos de la toma de decisiones)
El ejecutivo eficaz debe saber combinar los cuatro talentos anteriores.
La toma de decisiones es una de las tareas del ejecutivo, y esta resulta de saber aplicar los cuatro puntos anteriores.
El ejecutivo eficiente no adopta muchas decisiones, sino que se concentra en las más importantes, y se preocupas más por desentrañar lo estratégico y lo genérico, que por resolver problemas. Las pocas decisiones importantes que toma se producen en el más alto nivel conceptual.
Según el autor, para tomar una decisión efectiva hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
– La clara verificación de que el problema es genérico y puede ser únicamente resuelto mediante una decisión que establezca una pauta, un principio.
– La definición de las especificaciones exigidas por el problema, es decir las condiciones limite.
– El estudio a fondo de lo que es correcto, esto es, de la solución que plenamente se ajustara a dichas especificaciones, antes de encarar los compromisos, adaptaciones y concesiones indispensables para tornar aceptable la decisión.
– El empeño de llevar ésta a cabo.
– El feed-back o retroalimentación que prueba la validez y efectividad de toda decisión, contrastándola con el curso real de los hechos.
Estos son elementos fundamentales de un efectivo proceso de toma de decisiones.
Entre sus frases celebres para la reflexión nos quedamos con estas:
– “La eficiencia es hacer cosas bien; la efectividad es hacer las cosas correctas”
– “El liderazgo efectivo no trata de hacer discursos o ser gustado; el liderazgo se define por resultados, no por atributos”
– “Donde veas un negocio exitoso, alguien ha tomado una decisión valiente”
La obra finaliza el último capítulo (capítulo 7: las decisiones eficaces) con un visionario (para ese entonces 1966) análisis de la relación que tendrá el ejecutivo efectivo con las computadoras y cómo estas “democratizarán” la toma de decisiones. Para ponerlo al alcance de la mayoría, cosa que antes era sólo un conocimiento para las elites.
En el capítulo de conclusión “La Eficacia debe Aprenderse”, nos invierte la acción planteada en el primer capítulo haciendo visible la carencia, generando la necesidad de aprender y desarrollar la práctica de la efectividad. Estas son las dos premisas que nos recuerda:
– Es obligación del ejecutivo ser eficiente.
– La efectividad puede aprenderse.