método GTD para la organización de tu trabajo ágil

En nuestra sección de coaching con propósito se presenta esta lección de aprendizaje sobre el trabajo ágil y gestión de proyectos, basada en las propuestas de David Allen y su método GTD.

Método GTD de gestión del tiempo y actividades

El método GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

De forma resumida y esquemática este es el método GTD y su secuencia de pasos:

metodo GTD

Y de forma simple y aplicada al trabajo diario, en esto consistiría el método GTD:

¿Necesitas más detalles? : 5 pasos del método GTD

Es un método basado en principios distribuidos en 5 fases o pasos:

1.  Recopilar

Depositar en “cubos o cestos” externos (correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, y agendas), todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento.

2.  Procesar

Cuando estés procesando tu “cubo o cesto”, deberías seguir estrictamente este orden:

Empezar siempre por el principio.

No procesar más de un elemento a la vez.

No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.

Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• o Posponlo.

Si un elemento no requiere una acción,

• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente.

Regla de los dos minutos: “Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. “Dos minutos” es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

3.  Organizar

Se describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos.

4.  Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre.

5.  Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas.

David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.

¿Te interesa este tema? : conoce más detalles del método GTD

(Fuente: Wikipedia)

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto. Por ejemplo: una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad.

También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

La psicología del método GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer.

Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente (por ejemplo, para cualquier trabajo debemos aclarar lo que se debe conseguir y qué acciones se deben llevar a cabo para completarlo).

Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro “sistema de recordatorios interno” (nuestra memoria), es considerablemente ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las “acciones próximas (TO DO)” almacenadas según el contexto en un “sistema confiable externo” actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización.

Hay muchas herramientas y técnicas (consejos y trucos) sobre la gestión del tiempo detallados en la obra “Getting Things Done” que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen. Vemos algunas:

• Un dispositivo es el “archivo de recordatorios” para organizar tus papeles (también conocidos como ’43 folders’ o ’43 carpetas’): Doce carpetas se usan para representar cada mes y 31 carpetas adicionales que se usan para representar cada uno de los días del mes.
  Las carpetas son colocadas para ayudarte a recordar que actividades hacer un día específico. Cada día abres la carpeta correspondiente al día actual. Vacías la carpeta y la colocas en el mes siguiente. Este tipo de orden te permite archivar recordatorios de un modo muy simple y cómodo.Por ejemplo, si tienes un concierto el día 12 de este mes, colocas los recordatorios en la carpeta correspondiente y cuando llegue dicho día te los encontrarás.
  Otra opción es la de colocar el papel unos días antes del concierto, para recordarte alguna acción que se deba hacer previamente al concierto, como comprar las entradas o hablar con un amigo para ir con él a dicho evento.
  
  
• Es muy conveniente también, para aquellas actividades que dependan de otras personas, el registrar sobre el papel cada fecha en que se ha realizado el seguimiento. Y qué ha ocurrido en cada una de ellas con el fin de tener un historial que respalde el cumplimiento por parte de esa otra persona, la actividad requerida.
  
  
• Otro sistema es utilizar las Tareas de Google donde pueden establecerse diversas categorías o contextos y dentro de cada categoría se apuntan los temas pendientes. Por ejemplo: “hacer en casa, oficina, centro ciudad, ordenador”. Cada día imprimes las notas en papel y escribes sobre este listado, y por la noche actualizas en el servicio la información recopilada.

Una breve descripción del método GTD contenida en el  libro de Allen es:

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»